interactivated blog

magento & ecommerce

Magento en ERP integratie

Online shoppen is tegenwoordig de meest prettige manier van winkelen. We maken het de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk om het bestelproces te doorlopen, voor een optimale user journey. Hoe gemakkelijk dit aan de voorkant ook overkomt, als shop eigenaar weet je dat de infrastructuur die hierachter zit niet éénvoudig is.

Het is duidelijk dat het integreren van verschillende systemen wel de moeite waard is. Een vlekkenloze user journey kan een grote boost geven aan je business. Hogere conversie en positieve reviews hebben direct impact op je omzet. Overweeg je om jouw eCommerce platform te koppelen aan een ERP systeem? Dan ben je waarschijnlijk al heel wat partijen tegengekomen die dit kunnen realiseren.

Magento basics
Wanneer je nog maar net aan eCommerce begint, of je kennis wilt vergroten, is het handig om de basics van Magento te kennen. Magento is een open source eCommerce platform dat je gemakkelijk kunt customizen dankzij de duizenden, reeds op gebruiksgemak ontworpen webshop designs. Daarnaast kun je met behulp van plugins de meest geavanceerde online marketing tools inzetten om jouw business een boost te geven, klantinteractie te vergroten, of bijvoorbeeld SEO te verbeteren.

Wat is ERP?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning en het is een softwarepakket dat belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samenbrengt, zoals product -en voorraadbeheer, administratie en marketing/sales activiteiten. Een ERP systeem wordt vaak gebruikt in wat grotere bedrijven, zodat verschillende teams en/of medewerkers ermee kunnen werken. Er bestaan ook ERP pakketten met iets minder geavanceerde functionaliteiten voor kleinere bedrijven.

Waarom ERP in Magento integreren?
Zoals eerder benoemd, zorgt juist de integratie van alle bedrijfsprocessen met Magento ervoor dat de klant het bestelproces soepel doorloopt en dit heeft een direct effect op het bedrijfsresultaat. Anders zouden wereldwijd niet zoveel organisaties de stap nemen om hun ERP systeem aan Magento te koppelen. Laten we hieronder de voordelen en risico’s beschrijven, zodat u een afweging kunt maken.

1. Kostenbesparing
Natuurlijk zoeken bedrijven altijd naar manieren om kosten te drukken en winsten te maximaliseren. Ook stabiel en winstgevend worden gaat niet over één nacht ijs. Het duurt vaak jaren om alle processen bij te sturen voor de optimale verhoudingen en stabiliteit. Hoe kan Magento hierbij helpen? In een notendop; het helpt om meer inzicht te krijgen in de business. Sales updates zijn direct zichtbaar in het ERP systeem na een order in Magento en activeren de keten van facturatie, administratie, verzending en alle andere aspecten van het ERP systeem. Het geeft ook een perfect beeld van de actuele voorraad en stelt u in staat om snel bij te sturen op de voorraad, automatisch bij bestellen, waardoor er minder overtollig is. Dat bespaart uiteindelijk kosten.

2. Meer automatisering
Het internet is min of meer ontstaan vanuit de behoefte tot automatisering. Niet teveel tijd hoeven besteden aan processen die gemakkelijk kunnen worden uitgevoerd door software,  zoals orders, producten, voorraad, verzending en klantendata. Dankzij automatiseringsprocessen is het risico op fouten minder en wordt er minder tijd besteed aan overtollige taken. Daarnaast bevordert het ook nog de communicatie met sales teams en de algehele back-office productiviteit.

3. Minder kans op fouten
Zoals beschreven zogt een Magento/ERP integratie voor het automatiseren van een heleboel overtollige taken. Magento zorgt voor een naadloze integratie van betalingen, verzending en klantgegevens in het ERP systeem. Daarnaast worden alle product -en voorraad gegevens direct vanaf het ERP systeem in de webshop ingelezen. Hieraan komt geen menselijke data entry te pas en daardoor is de kans op fouten zeer beperkt.

4. Tevreden klanten
Waarschijnlijk de meest belangrijke; Magento met uw ERP integreren zal de overall winkelbeleving verbeteren.
Dankzij de integratie wordt het bestelproces vereenvoudigd. Zo kan een klant bijvoorbeeld inloggen op de webshop en een pre-set afleveradres kiezen. Daarnaast kan de klant directe informatie zien over de orderstatus, de voorraad aantallen van het product en de meest actuele beschrijvingen. Hoe minder de klant belemmerd wordt in het bestelproces, des te hoger de conversie. Gemak en informatie voorziening kunnen het verschil uitmaken tussen een achtergelaten winkelmandje en een bestelling. Daarnaast komen tevreden klanten graag terug én vertellen het ook door.

5. ERP connectiviteit
Het doel van van de koppeling tussen ERP software en Magento is dus gemak, kostenbesparing en omzetverhoging. De lijst van processen die te integreren vallen is uitgebreid. Magento kan onder andere betalingen, facturatie, CRM, warehousing en voorraad beheer koppelen aan veel ERP systemen.

Hoe integreer je Magento en ERP?
In de volgende alinea’s zetten we in een paar stappen uiteen hoe Magento in uw business aan kan sluiten. De eerste stap van de integratie is het zoeken van het juiste ERP systeem voor deze taak. Als je al een goed ERP systeem hebt is dat natuurlijk helemaal mooi en zal Magento vast een goede aansluiting hebben. Zo niet, bepaal wat u vanuit ERP met Magento wilt integreren
Bekijk uw bedrijfsprocessen, of breng ze in kaart, top-down, zodat u bij elke stap in de processen kunt zien of er elementen zijn die u wilt koppelen. Een voorbeeld is het proces van het toevoegen of wijzigen van product informatie. Wanneer hier iets in het ERP systeem wijzigt, wilt u dit automatisch zichtbaar hebben op de webshop.

2. triggering/timing
Wanneer u weet welke data u gekoppeld wilt hebben tussen de systemen is het tijd om de timing te bepalen en de trigger die data doorgeeft. Zo is het bijvoorbeeld heel belangrijk op welk moment een order wordt doorgegeven vanuit Magento naar het ERP systeem. Is dit bijvoorbeeld op het moment van de betaling, of wanneer de order is uitgeleverd?

3. updates
Wanneer verzendgegevens (track & trace) voor orders via het ERP systeem worden vrijgegeven, is het zaak dat deze zo snel mogelijk in Magento beschikbaar zijn, zodat de klant zijn/haar pakket kan volgen. De technologie die de uitwisseling van deze informatie mogelijk maakt, kan zowel het ERP systeem zijn die Magento vult, als wel Magento die op gezette tijden updates in het ERP systeem checkt.

4. middleware oplossingen
Eén van de grootste uitdagingen binnen eCommerce is multichannel retail. Verschillende API verbindingen en business rules die niet specifiek gerelateerd zijn met het ERP of Magento in kaart brengen loont om de workflow te optimaliseren. Met een goede middleware oplossing kun u de processen versnellen en zit het geeft ook nog eens een extra beveiliging, wat altijd meegenomen is.

5. bekijk andere mogelijkheden
Software pakketten koppelen wanneer u random een ERP gekozen hebt, of nog niet zeker bent of u bij de huidige wilt blijven, is niet aan te raden. Neem eerst het huidige business model goed onder de loep en neem hierin ook mee hoe de business in de toekomst zal groeien en ontwikkelen. De koppeling met Magento zal het beste werken wanneer u het ERP systeem heeft dat bij het business model past.

Het hoe en waarom
De redenen om ERP software met Magento te integreren zijn duidelijk. Hoewel de koppeling een lang en gecompliceerd proces is, bent u gegarandeerd van een grote sprong in de automatisering van processen, kosten en risico vermindering, klanttevredenheid en vele andere voordelen voor uw eCommerce business.

Reactie plaatsen
  • *Verplichte velden

By interactivated • on February 19, 2020

Contacteer ons
Snel contact met een van onze specialisten
Interactivated Ecommerce Netherlands
Herestraat 106,
9711 LM Groningen
Nederland
Postbus 5171
9700 GD Groningen
Nederland
+31(0)50 711 9940
KVK: 58348646
BTW: NL 852998521B01

* Vereiste velden