U bent wellicht een van die leiders.
Of u werkt misschien voor iemand die onderzoekt hoe AI kan worden ingezet in een projectmanagementcontext. Daar komt dit artikel van pas – lees verder om de potentiële toepassingen van de technologie in projectmanagement en de mogelijke effecten van de implementatie ervan te ontdekken.
Voorbeelden van toepassingen van AI in projectmanagement
Er is één vraag die boven alle andere uitstijgt als het gaat om het gebruik van AI in projectmanagement:
Hoe?
Er zijn een paar eenvoudige antwoorden. Uw projectmanagementsoftware kan bijvoorbeeld gebruikmaken van basis-AI om te helpen bij het toewijzen van taken, en chatbots kunnen nuttig zijn als toegangspoorten tot kennisbanken binnen uw organisatie. Deze toepassingen vormen echter slechts het topje van de ijsberg van wat AI kan doen – de volgende toepassingen laten het ware potentieel ervan zien.
Toepassing 1 – Risico-anticipatie en -beheer
Alle projecten brengen een zekere mate van risico met zich mee, waarbij de meest voorkomende voorbeelden problemen zijn die vertragingen kunnen veroorzaken. Bij complexere projecten, zoals de bouw, kunnen de risicoʼs zich uitbreiden naar veiligheids-, materiaal- en personeelsvraagstukken. AI kan hierbij helpen. Met behulp van voorspellende analyses kan AI scenarioʼs simuleren die verband houden met de risicoʼs die inherent zijn aan uw project. U kunt bijvoorbeeld scenarioʼs simuleren waarin teamleden ziek worden, waardoor delen van het project vertraging oplopen. De AI bepaalt dan de mogelijke impact van deze vertragingen. Betekent het verlies van een grafisch ontwerper gedurende twee weken dat andere belangrijke taken niet kunnen worden voltooid? Zo ja, wat zijn de gevolgen – zowel qua budget als qua tijd – en hoe beïnvloeden deze de middelen die u aan het project hebt toegewezen? AI kan deze vragen beantwoorden en u de informatie geven die u nodig hebt om back-upplannen te maken voor het geval zich een negatieve situatie voordoet.
Naast voorspellende analyses kan AI u ook helpen bij het genereren van risicologboeken – met behulp van gegevens uit eerdere en lopende projecten – en zelfs brainstormen over de risicoʼs waarmee u te maken kunt krijgen.
Toepassing 2 – Intelligente assistentie
Wat is intelligente assistentie in de context van projectmanagement?
Stel je voor dat je software gebruikt die niet alleen in staat is tot Hiermee kunt u handmatig projecten in realtime volgen, maar het kan die projecten ook analyseren en inzicht geven. Stel dat u 10 projecten tegelijkertijd uitvoert en u wilt weten welke de vijf belangrijkste zijn om prioriteit aan te geven. Normaal gesproken moet je elk project afzonderlijk bekijken – budgetten, deadlines, risicoʼs en middelen analyseren – om te bepalen welk project de meeste aandacht nodig heeft. Met AI kun je simpelweg de vraag stellen: Welke vijf projecten moet ik prioriteren? De AI doet het onderzoek voor je – waardoor je enorm veel tijd bespaart – en geeft snel een antwoord, onderbouwd met rapportages. Je ziet deze functionaliteiten mogelijk terug in sommige AI-tools voor contentcreatie. Ze kunnen realtime inzicht geven in je schrijfwerk, inclusief grammaticacontroles en zelfs suggesties voor onderzoek, op basis van wat je in de tool invoert. Hetzelfde geldt voor projectmanagementsoftware.
Toepassing 3 – Vergaderingstranscriptie en -rapportage
Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van het runnen van een project. De gemiddelde Amerikaanse werknemer besteedt tussen de drie en vijf uur per week aan vergaderingen. Daarbij is de tijd die besteed wordt aan het maken van agendaʼs, het schrijven van samenvattingen of het bepalen van de actiepunten voor de vergadering nog niet meegerekend. AI kan het vergaderproces stroomlijnen en zo waardevolle tijd besparen. Dezelfde technologie die intelligente ondersteuning biedt voor uw projecten, kan bijvoorbeeld ook nuttig zijn om problemen met die projecten aan het licht te brengen. Deze uitdagingen kunnen vervolgens, op basis van de rapportage van de AI, op uw agenda komen te staan. De AI registreert en transcribeert vervolgens de content van de vergadering. Vanuit die transcriptie kun je ook AI gebruiken om samenvattingen te genereren en een actieplan op te stellen op basis van de discussie die je hebt gehad.
Dit alles duurt slechts enkele minuten – in plaats van uren – waardoor je team probleemgebieden bijna direct na afloop van de vergadering kan opvolgen.
De voordelen van het gebruik van AI in projectmanagement
Nu de potentiële toepassingen van AI in projectmanagement zijn benadrukt – en de vraag "hoe" is beantwoord – ga je verder met een andere vraag:
Waarom?
Met andere woorden, welke voordelen vloeien voort uit het absorberen van de kosten die inherent zijn aan de implementatie van AI in uw projectmanagementprocessen?
Voordeel 1 – Stroomlijning van workflows
Het meest voorkomende argument voor de introductie van automatisering in een bedrijf geldt ook voor AI: de technologie stroomlijnt workflows. U ziet hiervan voorbeelden in de hierboven gedeelde toepassingen. Voor vergaderingen kan AI transcripties, samenvattingen, agendaʼs en actiepunten verzorgen, taken die normaal gesproken handmatig werk zouden vergen. Hetzelfde geldt voor intelligente assistentie – geen tijd meer kwijt aan het doorzoeken van spreadsheets en projectgegevens – en risicomanagement. De gegevens bevinden zich al in uw systemen of worden gegenereerd tijdens vergaderingen. AI stroomlijnt de manier waarop u toegang krijgt tot die gegevens en erover rapporteert, waardoor uw team zich intensiever op het project kan concentreren.
Voordeel 2 – Uw team versterken
Over uw team gesproken, er is een veelvoorkomend misverstand over AI:
Velen zien het als een technologie die senior managers gebruiken om hun projectteams te vervangen.
Dat is niet het geval, tenminste niet wanneer AI wordt gebruikt in in een projectmanagementcontext. AI versterkt je team juist door de samenwerking te verbeteren (zoals te zien is in het gebruik ervan tijdens vergaderingen) en tijd te besparen op taken die de aandacht van een teamlid van het project afleiden. Voor projectleiders komt deze versterking in de vorm van snellere besluitvorming – versterkt door het vermogen van AI om snel data te analyseren en te rapporteren – en effectiever stakeholdermanagement.
Voordeel 3 – Risicobeperking
Zoals eerder vermeld, is risico inherent aan projectmanagement. De manier waarop je dat risico beheert – en de teamleden en stakeholders die erdoor getroffen kunnen worden – is cruciaal voor het succesvol afronden van een project. De voorspellende analysemogelijkheden van sommige AI-tools stellen u in staat risicoʼs te beperken door gebruik te maken van data die is gegenereerd door eerdere projecten. Stel bijvoorbeeld dat uw bedrijf gegevens bijhoudt van alle projecten die het heeft afgerond. Deze gegevens vormen een databank – die u kunt gebruiken om een AI-model te trainen – die waardevolle inzichten biedt in hoe u projecten beheert. Wat werkt? Welke fouten maakt u? Hoe reageert het bedrijf op ongunstige situaties, zoals lastminutewijzigingen van klanten? De antwoorden op deze vragen zijn allemaal nuttig om risicoʼs te identificeren die van invloed kunnen zijn op toekomstige projecten. U bent immers al eerder met deze risicoʼs geconfronteerd, dus de kans is groot dat u ze opnieuw zult tegenkomen. AI kan rapporteren over die gegevens en voorspellingen doen over de waarschijnlijkheid dat specifieke risicoʼs zich voordoen, zodat projectmanagers beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen.
Potentiële effecten van deelname aan de AI-revolutie
Hoewel de kracht van AI in een projectmanagementcontext duidelijk is, valt niet te ontkennen dat er ook uitdagingen zijn bij de implementatie van de technologie.
Evaluatie is er één van.
Het tegelijkertijd implementeren van AI in de gehele projectworkflow kan Een recept voor een ramp. Zoals bij de introductie van elke tool is een aanpassingsperiode nodig – inclusief training en een gefaseerde uitrol – waarin uw team vertrouwd kan raken met de voorgestelde oplossing. Die aanpassingsperiode is ook cruciaal voor het testen: een AI-tool die niet geschikt is voor de taak, kan de hier genoemde voordelen niet opleveren. U kunt ook weerstand tegen verandering ondervinden, met name van werknemers die de misvatting hebben dat AI er is om hen te vervangen in plaats van hen te versterken. Dit is geen nieuw concept – 72% van de managers zegt dat weerstand tegen verandering een grote belemmering voor succes vormt.
Dat betekent alleen dat je voorzichtig moet zijn bij de introductie van AI in projectmanagement. Transparantie is essentieel – het doel van het gebruik van AI moet glashelder zijn voor je medewerkers om te voorkomen dat er wrok ontstaat. Ga dieper in op de voordelen van de technologie, met name wat betreft tijdsbesparing en hoe het teamleden in staat stelt zich te concentreren op projectgerelateerde taken, om de impact van weerstand tegen verandering te minimaliseren.
AI is geen wondermiddel in projectmanagement
Net als elke andere technologie is AI geen wondermiddel voor de uitdagingen waar je als projectmanager mee te maken krijgt. Het is een hulpmiddel – een hulpmiddel dat je kunt gebruiken om een team dat al goed samenwerkt te versterken en te ondersteunen.
Het kan een gebroken team niet repareren, zelfs niet als het processen en rapportages kan verbeteren. Misschien is dat wel het belangrijkste om in gedachten te houden wanneer je AI gaat gebruiken in projectmanagement. Elke oplossing die je implementeert, moet een duidelijk doel hebben. Waar gebruik je het voor? Waarom? Hoe zal de technologie je bestaande systemen verbeteren? Als je die vragen eenduidig kunt beantwoorden, ben je klaar voor de introductie van AI in je projectmanagementworkflow.
