Door Mateusz Hajnysz, COO van Interactivated
Een CRM op maat kan goedkoper zijn dan HubSpot, maar pas boven een bepaald aantal seats en een bepaalde hoeveelheid workarounds. En het is niet voor elk bedrijf de juiste stap. In de praktijk hangt het van drie dingen af: hoeveel betaalde seats je nodig hebt, hoe sterk je salesproces afwijkt van de standaard en hoeveel data je team tussen tools overtypt. In dit artikel laten we zien hoe je die drie afweegt, inclusief de situaties waarin je duidelijk beter bij HubSpot kunt blijven.
HubSpot kosten: wat kost HubSpot echt?
De prijs per seat is pas het begin. HubSpot kosten bestaan uit meerdere posten, en de meeste vergelijkingen die je online vindt laten de helft daarvan weg.
Dit zijn de HubSpot prijzen zoals ze op hubspot.com/pricing staan voor bezoekers uit Europa, opgehaald op 12 november 2026:
| HubSpot-abonnement | Prijs per seat per maand | Onboarding |
|---|---|---|
| Professional | €90 bij jaarlijkse betaling, €100 bij maandelijkse betaling | Verplicht, prijs staat niet op de prijspagina |
| Enterprise | €175 | Verplicht, prijs staat niet op de prijspagina |
Naast de prijs per seat tel je nog een paar posten mee:
- Seats groeien mee met je team. Elke nieuwe salesmedewerker is een extra betaalde seat.
- Abonnementsniveaus. Functies als geavanceerde automatisering en custom objects zitten in de hogere niveaus. Upgrade je voor één functie, dan gaat de prijs van elke seat mee omhoog.
- Onboardingkosten. Bij zowel Professional als Enterprise ben je verplicht onboarding af te nemen. De prijspagina vermeldt niet wat dat kost.
- Credits. Elk betaald abonnement bevat een maandelijks tegoed aan HubSpot Credits, waarmee automatisering, bulkmail en AI-agents draaien. Wat je daarboven gebruikt, betaal je extra.
- Beheertijd. Iemand in je team onderhoudt de properties, workflows en koppelingen. Die uren staan zelden in het budget, maar het zijn wel echte kosten.
Tel al deze posten per jaar bij elkaar op voordat je HubSpot met iets anders vergelijkt.
Standaard CRM of CRM op maat: de verschillen
Een standaard CRM is een product dat je huurt: de leverancier bepaalt het datamodel, de functies en de prijs. Een CRM op maat is software die speciaal voor jouw bedrijf is gebouwd, en die is van jou. Is de term nieuw voor je? Lees dan eerst wat is maatwerk software.
| Standaard CRM pakket | CRM op maat | |
|---|---|---|
| Kostenmodel | Prijs per seat per maand, stijgt met teamgrootte en abonnementsniveau | Eenmalige bouwkosten, daarna jaarlijkse kosten voor beheer |
| Aansluiting op je proces | Je past je proces aan het pakket aan | De software volgt jouw proces |
| Snelheid van starten | Dagen tot weken | Weken tot maanden voor de eerste versie |
| Eigendom van data | Data staat bij de leverancier en wordt op diens voorwaarden geëxporteerd | Het datamodel, de data en de code zijn van jou |
| Koppelingen | Kant-en-klare connectoren voor populaire tools | Gebouwd voor precies de systemen die jij gebruikt |
| Onderhoud | Door de leverancier | Afgesproken met je bouwer of je eigen team |
| Risico | Prijsstijgingen en wijzigingen in functies waar je geen invloed op hebt | Bouwkwaliteit en blijvend eigenaarschap |
Geen van beide kolommen wint op elke rij, eerlijk is eerlijk. Met een pakket ben je sneller op weg en heb je geen omkijken naar onderhoud. CRM software op maat past beter bij je proces en wordt niet duurder met elke nieuwe seat. De echte vraag is welke rijen voor jouw bedrijf het zwaarst wegen.
Wanneer een CRM op maat loont
Een maatwerk CRM wordt interessant zodra meerdere van de onderstaande signalen voor jou gelden. Bij elk signaal staat een eenvoudige manier om het binnen je eigen team te checken.
- Veel betaalde seats. Kijk naar het aantal seats op je laatste factuur en tel daar de mensen bij op die je volgend jaar wilt aannemen. Hoe meer seats, hoe sneller eenmalige bouwkosten winnen.
- Steeds workarounds. Vraag elk team welke spreadsheets en handmatige stappen het naast het CRM bijhoudt. Is die lijst langer dan een paar punten, dan past het pakket niet echt.
- Data die tussen tools wordt overgetypt. Volg één deal van het eerste contact tot aan de factuur en noteer elk moment waarop iemand dezelfde gegevens opnieuw intypt.
- Processen die het pakket niet kan vastleggen. Schrijf de stappen op die je team buiten het CRM afhandelt, simpelweg omdat het systeem er geen plek voor heeft.
- De behoefte om eigenaar van je data te zijn. Kijk wat je contract zegt over exportformaten en historie. Doet het je bedrijf echt pijn als je de toegang kwijtraakt, dan is eigenaarschap belangrijk.
Hoe zit het met HubSpot custom objects?
HubSpot-partners beantwoorden deze vraag vaak met custom objects, waarmee je je eigen soorten records toevoegt. Dat antwoord klopt als je een paar extra objecten nodig hebt binnen een verder vrij standaard salesproces. Het werkt niet meer als de kern van je werk buiten sales ligt, als die extra objecten logica nodig hebben die HubSpot niet kan uitvoeren, of als je alleen voor deze ene functie naar een hoger niveau zou moeten. Op de prijspagina van HubSpot staan custom objects vanaf het Professional-abonnement, dus reken uit wat dat abonnement je over al je seats zou kosten.
Wanneer je beter bij HubSpot blijft
Een CRM op maat is niet voor elk bedrijf het juiste antwoord, en dat zeggen we liever meteen. Blijf bij HubSpot, of bij een ander pakket, als het volgende voor jou geldt:
- Je team is klein. Met maar een handvol seats kost het abonnement minder dan het bouwen en onderhouden van eigen software.
- Je salesproces is standaard. Lijkt je pipeline op de meeste pipelines, dan past het pakket al, en is de extra vrijheid van een eigen CRM weinig waard.
- Marketingautomatisering is je belangrijkste behoefte. E-mailcampagnes, landingspagina's en lead scoring zijn waar HubSpot het sterkst is, en die opnieuw bouwen loont zelden.
- Je hebt geen capaciteit om eigenaar van software te zijn. Een CRM op maat heeft een product owner en een onderhoudsafspraak nodig. Zonder die twee raakt het langzaam achterop.
Herken je het grootste deel van dit lijstje? Houd dan HubSpot en steek de moeite in het opschonen van hoe je team het gebruikt. Dat alleen maakt vaak al een groot verschil.
Zo reken je het break-even punt uit
De meeste adviezen zeggen dat je de kosten over drie tot vijf jaar moet vergelijken, en houden daar dan op. Hieronder staat de berekening zelf. We rekenen met drie jaar, zodat je je eigen cijfers kunt invullen.
Route 1: bij HubSpot blijven (drie jaar)
C_abo = O + 3 × (S × P × 12 + A + U_beheer × T)
- O = de eenmalige onboardingkosten
- S = het aantal betaalde seats (gebruik het gemiddelde dat je over drie jaar verwacht)
- P = de prijs per seat per maand
- A = add-ons en overige uitbreidingen per jaar
- U_beheer = het aantal uren per jaar voor CRM-beheer, en T = het uurtarief van die uren
Route 2: een CRM op maat (drie jaar)
C_eigen = B + M + 3 × (Hosting + Onderhoud + U_eigenaar × T)
- B = de bouwkosten van de eerste versie
- M = de eenmalige datamigratie
- Hosting en Onderhoud = de jaarlijkse kosten om het systeem draaiend te houden
- U_eigenaar = het aantal uren per jaar voor productownership
Bouwen loont als C_eigen lager uitkomt dan C_abo. Omdat het abonnement meegroeit met elke seat en de bouwkosten niet, wordt de uitkomst vooral bepaald door S, je aantal seats. Maak de som daarom twee keer: één keer voor je team van nu, en één keer voor het team dat je over drie jaar verwacht.
Een CRM op maat als HubSpot alternatief
De meeste lijstjes met het beste HubSpot alternatief vergelijken alleen andere pakketten met elkaar. Zelf bouwen hoort ook op die lijst, zolang je de kosten van beheer eerlijk meetelt. Elk alternatief voor HubSpot, of je het nu koopt of bouwt, moet door dezelfde som. Voor de volledige businesscase, inclusief hoe de uitkomst verandert als prijzen stijgen of je team groeit, lees ons artikel over eigen software in plaats van SaaS.
Van HubSpot naar eigen CRM: zo ziet de overstap eruit
Besluit je om een eigen CRM te laten bouwen, dan hoeft de overstap geen sprong in het diepe te zijn. Met deze vijf stappen houd je het risico klein:
- Maak een inventaris. Zet de objecten, properties, pipelines en workflows op een rij die je team echt gebruikt, en laat alles weg waar niemand aankomt.
- Exporteer je data. Exporteer contacten, bedrijven, deals, notities en activiteitenhistorie, en controleer of bijlagen en koppelingen tussen records ook meekomen.
- Bouw eerst de kernflow. Begin met het dagelijkse werk van je salesteam, niet met elke functie die HubSpot toevallig biedt.
- Draai beide systemen parallel. Gebruik beide systemen een vaste periode naast elkaar en vergelijk. Los gaten op voordat iemand afhankelijk wordt van het nieuwe CRM.
- Stap over. Zet het team over op het nieuwe CRM en zeg pas daarna het abonnement op.
Koppelingen verdienen een eigen check. Maak een lijst van elke tool die nu aan HubSpot gekoppeld is en bepaal per koppeling of die opnieuw gebouwd moet worden. Lees hier meer over software koppelen.
AI-ondersteunde ontwikkeling verkort het bouwen van schermen, imports en koppelingen. Een review door senior engineers blijft nodig voor het datamodel, de migratie en de beveiliging, omdat dat de onderdelen zijn die later het moeilijkst te herstellen zijn.
Voorkom een nieuwe lock-in. Leg in het contract vast dat de code en het datamodel van jou zijn, dat je toegang hebt tot de repository en dat het systeem goed gedocumenteerd is. Zo kan later elk team het werk overnemen als dat nodig is.
Wil je meer vervangen dan alleen je CRM? Lees dan in onze gids over een nieuw ERP of één eigen platform hoe je van meerdere pakketten naar één platform gaat.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van het aantal workflows, de koppelingen, de hoeveelheid data die je moet migreren en hoeveel je in de eerste versie wilt hebben. Daar komen jaarlijkse kosten voor hosting, onderhoud en productownership bij. Vergelijk het totaal met je HubSpot kosten over drie jaar, met de formule hierboven.
Niet vanzelf. Het is beter als je proces afwijkt van de standaard, als je voor veel seats betaalt of als je eigenaar van je data moet zijn. Voor een klein team met een standaard salesproces is HubSpot meestal de betere keuze.
Ja. Contacten, bedrijven, deals en activiteiten kun je allemaal exporteren. Plan de migratie zorgvuldig en controleer of historie, bijlagen en koppelingen tussen records intact overkomen.
Dat hangt af van hoeveel je in de eerste versie bouwt en hoe lang je beide systemen naast elkaar laat draaien. Door met de kernflow te beginnen, houd je die eerste stap klein.
Alleen de koppelingen die je opnieuw bouwt. Maak voordat je begint een lijst van elke gekoppelde tool en bepaal per koppeling of je die opnieuw bouwt, vervangt of laat vallen.
Zo pakken wij dit aan bij Interactivated
Als een salesteam ons vraagt of het moet stoppen met HubSpot, beginnen we niet over wat we zouden kunnen bouwen. We beginnen met samen de som uit dit artikel te maken, met je echte facturen, je aantal seats en de uren die je team aan workarounds kwijt is. We gaan ook om tafel met de mensen die het CRM elke dag gebruiken en volgen een paar deals van eerste contact tot factuur. Dan wordt meestal snel duidelijk of een CRM op maat de moeite waard is.
Is dat zo, dan bakenen we een eerste versie af rond het dagelijkse werk van het salesteam, en niets meer. We plannen de export uit HubSpot samen met jou, en het nieuwe CRM draait naast HubSpot tot het team genoeg vertrouwen heeft om over te stappen.
Onze senior engineers bouwen met AI-tooling, waardoor we werkende schermen, imports en koppelingen sneller opleveren. Elk onderdeel wordt nog steeds gereviewd door ervaren engineers, omdat het datamodel en de migratie bepalen of je CRM over een paar jaar nog makkelijk te onderhouden is.
De code, de repository en de documentatie zijn van jou, dus ook aan ons zit je nooit vast. Na de lancering zorgen wij dat het CRM gehost, bijgewerkt en veilig blijft, en ontwikkelen we het verder als je salesproces verandert. En als onze eerlijke conclusie is dat HubSpot beter bij je past, dan zeggen we dat ook gewoon.
Samen je situatie doorrekenen
Vraag je je af of een eigen CRM voor jou zou lonen? We maken de som graag samen met je: je seats, je workarounds en wat een eerste versie zou moeten kunnen. Blijkt HubSpot de betere keuze, dan zeggen we dat ook. Lees meer over maatwerk software laten bouwen voor bedrijven zoals het jouwe, of plan een kennismakingsgesprek.