Nieuw ERP of één eigen platform? Zo vervang je meerdere softwarepakketten

Door Roy Van Eijsselsteijn, CEO van Interactivated

Draait een bedrijf op te veel tools, dan is een nieuw ERP meestal het eerste waar iedereen aan denkt. Dat is een redelijke gedachte, maar niet de enige optie. Je kunt ook meerdere softwarepakketten vervangen door één platform dat is gebouwd rond de manier waarop jouw bedrijf werkt, en alleen blijven kopen wat je beter kunt kopen. Welke route bij je past, hangt van twee dingen af: hoeveel van je tools overlappen en hoe specifiek je manier van werken is. In deze gids laten we zien hoe je je tools in kaart brengt, wat je als eerste vervangt en waar je beter vanaf kunt blijven.

Nieuw ERP kiezen of je softwarepakketten vervangen: wat is het verschil?

Beide routes hebben hetzelfde doel: een einde maken aan het lappendeken van tools waar niemand nog echt overzicht over heeft. Ze komen er alleen op heel verschillende manieren.

Een nieuw ERP is één systeem van één leverancier dat financiën, verkoop, inkoop, voorraad en vaak ook HR afdekt. Je past je processen aan de modules aan, configureert het systeem voor je bedrijf en rolt het uit in de hele organisatie, meestal in één groot project met één go-livedatum.

Eén eigen platform pakt het smaller aan. Het vervangt alleen de tools die overlappen of slecht passen, zoals je CRM, je projectregistratie en je interne workflows. Het is maatwerk software die is gebouwd rond de manier waarop je team al werkt. Boekhouding en salarisadministratie blijven bij de pakketten die je koopt, en je vervangt één tool tegelijk in plaats van alles in één keer.

Is een eigen platform een ERP op maat?

Deels, maar niet helemaal. Een ERP op maat betekent meestal dat je alles opnieuw bouwt wat een standaard ERP doet, van financiën tot salarisadministratie, en dat is zelden een verstandige investering. De platformroute is bewust smaller: die verbindt het werk dat specifiek is voor jouw bedrijf en laat de standaardadministratie over aan standaardsoftware die dat al goed doet.

Zo breng je je softwarepakketten in kaart

Voordat je een nieuw ERP kiest, of besluit om zelf softwarepakketten te vervangen, is het slim om eerst op te schrijven wat je al hebt. Onze ervaring is dat de meeste bedrijven niet elke tool kunnen noemen waarvoor ze betalen, laat staan kunnen zeggen waarvoor elke tool echt wordt gebruikt. Die lijst maken is de eerste echte stap, en het is precies de stap die de meeste adviezen over het kiezen van een ERP overslaan.

Kopieer de tabel hieronder en voeg voor elke tool een rij toe. Vergeet de kleine tools niet, en ook niet de tools die één team stilletjes met een bedrijfscreditcard heeft aangeschaft.

Een paar tips bij het invullen:

• Kosten per jaar. Gebruik de echte facturen in plaats van de prijspagina. Tel de add-ons, de extra seats en de uren mee die iemand kwijt is om de tool draaiende te houden.
• Gebruikers. Tel de mensen die de tool actief gebruiken, niet het aantal licenties. Het verschil tussen die twee laat zien waarvoor je betaalt zonder het te gebruiken.
• Wie gebruikt het, en waarvoor. Vraag het de teams zelf, niet alleen degene die de tool heeft gekocht. Vaak blijkt dat twee teams dezelfde tool voor heel andere taken gebruiken.
• Welke data erin staat. Noteer of er klanten, projecten, uren, facturen of documenten in staan, en markeer welke tool voor elk type data de bron van waarheid is.
• Koppelingen. Schrijf op welke koppelingen ingebouwd zijn, welke via een losse connectortool lopen en welke eigenlijk gewoon neerkomen op iemand die data handmatig overtypt.
• Workarounds. Zet de extra spreadsheets, exports en handmatige updates op een rij. Die laten precies zien waar een tool niet past.

Is de tabel af, dan zie je in één oogopslag het antwoord op drie vragen: wat je betaalt, wat overlapt en waar mensen werk doen dat de software voor ze zou moeten doen.

Waar dubbele invoer en te veel tools je geld kosten

De kosten van te veel tools zitten zelden alleen in de abonnementen. De grotere kostenpost is dat dezelfde data op twee of drie plekken wordt ingevoerd, plus de fouten die ontstaan als die kopieën langzaam uit elkaar gaan lopen.

Maak van je inventaris een overlapkaart om dat zichtbaar te maken. Zet de soorten data in de rijen en je tools in de kolommen, en markeer elke plek waar die data wordt ingevoerd of bewerkt.

Elke rij met meer dan één markering is een plek waar tool sprawl je geld kost. Stel jezelf voor elk van die rijen drie vragen:

• Wie typt deze data opnieuw in, en hoe vaak gebeurt dat?
• Wat gaat er mis als een van de kopieën verouderd is?
• Wordt de data verplaatst door een persoon, door een export of door een koppeling die af en toe hapert?

Een deel van die overlap los je op met software koppelen: je verbindt dan systemen die je al hebt en wilt houden. Maar als dezelfde data door veel tools gaat en de koppelingen steeds falen, is één gedeeld datamodel vaak het betere antwoord. Vanaf dat punt gaat samenvoegen echt lonen.

Wat je beter niet zelf bouwt

Sommige software kun je gewoon beter blijven kopen, welke route je ook kiest. Zelf bouwen kost dan alleen extra geld en risico, en je bedrijf gaat er niet beter van werken.

• Boekhouding. Belastingregels en rapportageformaten veranderen elk jaar. Een goed pakket houdt die veranderingen bij, zodat jij dat niet hoeft te doen.
• Salarisadministratie. Regels voor loon, belasting en pensioen zijn gedetailleerd, en een fout is duur. Dit werk laat je het best aan specialisten over.
• Andere systemen met veel compliance. Alles wat moet voldoen aan sectorregels, certificeringen of wettelijke bewaartermijnen is meestal veiliger als standaardproduct.
• Algemene kantoortools. E-mail, agenda's en bestandsopslag zijn goedkoop en betrouwbaar, en daarin verschil je niet van andere bedrijven.

Onze vuistregel is simpel: koop wat voor elk bedrijf hetzelfde is, en bouw wat specifiek is voor het jouwe. Je eigen platform koppelt dan met deze systemen, in plaats van dat het ze probeert te vervangen.

Wat je wel kunt vervangen door één platform

Het vervangen waard zijn de tools waarin de eigen manier van werken van je bedrijf zit. Daar dwingen standaardpakketten je proces in hun keurslijf, en daar overlapt de data het meest.

• CRM. Dit wordt een kandidaat als je salesproces niet bij het pakket past en de rekening groeit met elke nieuwe seat. Lees ons artikel over de keuze tussen een CRM op maat en HubSpot.
• Projectregistratie. Dit is het bekijken waard als teams steeds custom velden, automatiseringen en handmatige updates toevoegen aan een algemene work-managementtool. Lees ons artikel over een projectmanagement tool huren of laten bouwen.
• Interne workflows. Denk aan goedkeuringen, planning, intakeformulieren en overdrachten die nu via e-mail en spreadsheets lopen.
• Klantportalen. Een plek waar je klanten status, documenten en facturen kunnen zien, gevoed door dezelfde data waar je eigen team mee werkt.

Deze vier delen vaak dezelfde kerndata: klanten, projecten, uren en facturen. Als die samen in één platform staan, wordt die data één keer ingevoerd en werkt elk team vanuit dezelfde versie.

Je hoeft software niet in één keer te vervangen. Begin met de tool die het meest kost en het slechtst past. Sommige bedrijven hebben uiteindelijk een platform dat het grootste deel doet van wat een maatwerk ERP zou doen, zonder dat ze dat ooit zo hadden gepland. Andere vervangen één tool en stoppen daar, en ook dat is een prima uitkomst.

Stappenplan: van meerdere abonnementen naar één platform

Een nieuw ERP is meestal één groot project met één grote go-live. De platformroute werkt andersom: je gaat software vervangen in kleine stappen, en elke stap wordt getest voordat je de volgende zet. Zo blijft je bedrijf gewoon draaien terwijl er om je heen dingen veranderen.

1. Maak de inventaris. Vul de tooltabel en de overlapkaart uit de vorige secties in, en spreek met de teams af waarvoor elke tool echt wordt gebruikt.
2. Kies de eerste tool. Kies de tool die het meest kost en het slechtst past. Een hoge rekening in combinatie met veel workarounds geeft je het snelste rendement en de duidelijkste test.
3. Baken een pilot af. Beschrijf de paar workflows die mensen elke dag gebruiken, in plaats van elke functie van het huidige pakket. Een strakke scope is je beste bescherming tegen een bouwproject dat uitloopt in tijd en budget.
4. Bouw de kernflow. Bouw de pilot als een echt, werkend product, gekoppeld aan de systemen die je houdt, zoals je boekhouding. In onze uitleg over SaaS ontwikkeling lees je hoe we dit opzetten.
5. Draai parallel. Gebruik het nieuwe platform een vaste periode naast de oude tool. Vergelijk de resultaten en los gaten op voordat iemand ervan afhankelijk wordt.
6. Migreer de data. Plan de software migratie zorgvuldig: exporteer de historie uit de oude tool, schoon die op en importeer hem. Controleer daarna of records, bijlagen en koppelingen allemaal zijn meegekomen.
7. Zeg het abonnement op. Stop pas met de oude tool als het team volledig in het nieuwe platform werkt. Ga dan terug naar stap 2 en kies de volgende.

Met AI-ondersteunde ontwikkeling zijn deze eerste builds aanzienlijk sneller klaar. Senior engineers gebruiken AI-tooling om sneller dan voorheen werkende schermen en koppelingen te maken. Maar het vervangt geen senior engineering. Architectuur, beveiliging, datamigratie en code review vragen nog steeds om ervaren mensen, en juist dat houdt het platform op lange termijn onderhoudbaar.

Welke kosten tellen mee bij een nieuw ERP of eigen platform

Vergelijk je de twee routes alleen op licentieprijs, dan krijg je het verkeerde antwoord. Voor een eerlijke vergelijking tel je voor beide routes elke kostenpost mee, over meerdere jaren.

Twee van deze posten worden vaak gemist. Ten eerste kost een ERP implementeren veel uren van je eigen mensen, niet alleen van de implementatiepartner. Ten tweede heeft een eigen platform nooit nul beheerkosten: iemand moet het hosten, onderhouden en eigenaar ervan zijn.

Hetzelfde geldt als je van plan bent je ERP te vernieuwen, of een ERP systeem te vervangen dat je al hebt. De oude licenties, de migratie en de interne uren horen allemaal in de som.

Voor de volledige berekening, inclusief een break-even formule die je met je eigen cijfers kunt invullen, lees ons artikel over eigen software in plaats van SaaS.

Risico's en hoe je ze beperkt

Een eigen platform heeft zijn eigen risico's, en die kun je beter benoemen voordat je begint. Spreek voor elk risico vooraf af hoe je ermee omgaat.

De gefaseerde aanpak vangt de meeste van deze risico's vanzelf op. Werkt de eerste tool niet, dan ben je één pilot kwijt, geen uitrol in het hele bedrijf.

Veelgestelde vragen

Zo pakken wij dit aan bij Interactivated

Als een bedrijf ons vraagt of het een nieuw ERP nodig heeft, beginnen we niet met een verkooppraatje over bouwen. We beginnen met de inventaris uit dit artikel. Samen zetten we elke tool op een rij, bekijken we de echte facturen en praten we met de mensen die die tools elke dag gebruiken. Dan zie je meestal vrij snel waar de overlap zit, en welke tool het meest kost en het slechtst past.

Is een eigen platform zinvol, dan kiezen we die ene tool en bakenen we een pilot af rond de workflows die het team dagelijks gebruikt. De pilot wordt gekoppeld aan de systemen die je houdt, zoals je boekhouding, en draait naast de bestaande tool tot het team genoeg vertrouwen heeft om over te stappen.

Onze senior engineers bouwen met AI-tooling, waardoor je team sneller een werkende eerste versie te zien krijgt. Elk onderdeel wordt nog steeds gereviewd door ervaren engineers, omdat het datamodel, de beveiliging en de migratie bepalen of het platform over jaren nog makkelijk te onderhouden is.

De code, de repository en de documentatie zijn van jou, dus je ruilt nooit de ene lock-in in voor de andere. Na de lancering zorgen wij dat het platform gehost, bijgewerkt en veilig blijft, en laten we het samen met je groeien, één tool tegelijk. En als we denken dat een standaardpakket je beter helpt, zeggen we dat.

Je softwarepakketten laten doorlichten

Twijfel je of je een nieuw ERP nodig hebt of één eigen platform? We lopen graag samen je tools door: wat je betaalt, waar data overlapt en welke tool een verstandige eerste pilot zou zijn. Je krijgt een eerlijk beeld, inclusief de gevallen waarin kopen de betere keuze is. Plan een gesprek over jouw situatie.