‘Digitale transformatie’ is zo’n term waardoor alles meteen klinkt als een enorm project. Lees een paar artikelen en je krijgt al snel het hele rijtje: nieuwe businessmodellen, AI, automatisering, klantervaring, data en organisatiecultuur. Dat is nogal wat.
Als je een mkb-bedrijf runt, heb je waarschijnlijk meer aan een eenvoudiger startpunt.
Wat werkt op dit moment niet zo goed als het zou moeten?
En wat is er nodig om dat op te lossen?
Soms is het antwoord nieuwe software.
Vaak is het een beter proces.
En soms hoef je helemaal niets nieuws te bouwen.
Wat is digitale transformatie?
Simpel gezegd betekent digitale transformatie dat je technologie gebruikt om te veranderen hoe je bedrijf werkt, hoe je klanten bedient of hoe je waarde levert.
Het wordt makkelijk verward met digitalisering. Daarbij zet je een bestaand proces simpelweg om naar een digitale vorm.
Papieren formulieren inscannen is digitalisering. Een spreadsheet vervangen door een online tool ook.
Digitale transformatie stelt een andere vraag: klopt dit proces eigenlijk nog wel, of doen we gewoon hetzelfde als vroeger, maar dan op een scherm?
Een praktisch voorbeeld.
Bij een installatiebedrijf stuurt een klant een e-mail met een vraag over een nieuwe warmtepomp.
Iemand kopieert de gegevens naar Excel.
Een collega maakt een opdracht aan in de planningstool.
Weer iemand anders werkt het CRM bij.
En als het werk klaar is, worden dezelfde gegevens opnieuw ingevoerd voor de factuur.
Je kunt Excel vervangen door een mooiere tool en dat vooruitgang noemen.
Maar je kunt ook het hele proces opnieuw bekijken.
De klant vult één formulier in.
Het systeem controleert de gegevens, maakt automatisch een opdracht aan en wijst een installateur toe.
De klant ontvangt een bevestiging en finance heeft direct alle informatie die nodig is, zonder dat iemand dezelfde gegevens opnieuw hoeft over te typen.
Technologie helpt daarbij, maar de echte verandering zit in de manier waarop het werk wordt uitgevoerd.
En nu de digitale revolutie steeds meer dagelijks werk naar software verschuift, wordt dat verschil voor bedrijven van iedere omvang steeds belangrijker.
Waarom digitale transformatie voor het mkb anders werkt
Grote bedrijven kunnen zich meerjarige transformatieprogramma’s veroorloven.
De meeste mkb-bedrijven niet. En eerlijk gezegd zouden ze dat ook niet moeten willen.
Je hebt minder systemen, beslissingen kunnen sneller worden genomen en niemand zit te wachten op een project dat een jaar duurt voordat iemand verschil merkt.
Dat werkt juist in je voordeel.
Je kunt één probleem kiezen dat tijd of geld kost, dat goed oplossen en daarna doorgaan naar het volgende.
Vraag dus niet meteen:
‘Welke technologie moeten we kopen?’
Vraag eerst:
‘Wat vertraagt ons?’
En kijk daarna pas of technologie überhaupt onderdeel van de oplossing is.
Digitale transformatie strategie: een praktisch stappenplan
1. Zoek waar het schuurt
Vergeet software even en kijk naar het werk waar je team tegenop ziet.
Waar voeren mensen dezelfde gegevens meerdere keren in?
Waar moeten klanten wachten?
Welke stappen gebeuren alleen omdat iemand eraan denkt?
Waar ontstaan fouten omdat informatie verspreid staat over vijf verschillende systemen?
Daar zitten meestal de grootste kansen.
Weet je niet goed waar je moet beginnen? Ons overzicht van digitale transformatie trends kan helpen bepalen wat prioriteit heeft.
Zo kan dat er technisch uitzien: repetitieve taken zijn vaak geschikt voor AI automatisering of eenvoudige workflowautomatisering.
En als je team uren kwijt is aan het verplaatsen van informatie tussen verschillende tools, kan het koppelen van die systemen meer opleveren dan nóg een nieuwe tool kopen.
2. Bekijk het proces vanuit je klant
Een soepel intern proces is mooi, maar je klant merkt daar weinig van als zaken doen met jouw bedrijf nog steeds omslachtig voelt.
Loop daarom de volledige klantreis door: vanaf de eerste vraag tot betaling en ondersteuning achteraf.
Neem bijvoorbeeld een groothandel.
Klanten moeten misschien mailen om de voorraad te controleren, twee dagen wachten op een offerte, bellen om te vragen wanneer hun bestelling komt en onderweg meerdere keren dezelfde gegevens doorgeven.
Iedere extra stap is een klein argument om ergens anders te kopen.
Zo kan dat er technisch uitzien: een klantenportaal, automatische offertes, selfservice of een goed gekoppeld e-commerce platform.
3. Verbeter het proces voordat je het automatiseert
Een rommelig proces automatiseren maakt het niet beter.
Je laat de rommel alleen sneller verlopen.
Als drie mensen dezelfde aanvraag op drie verschillende manieren verwerken, spreek dan eerst af hoe het proces wél moet werken.
Welke stappen zijn er?
Welke regels gelden?
Welke uitzonderingen zijn er?
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
En welke informatie is onderweg nodig?
Pas als dat duidelijk is, heb je een stevig proces dat je kunt automatiseren.
Zo kan dat er technisch uitzien: workflowsoftware, integraties of maatwerk software die aansluit op de manier waarop je daadwerkelijk wilt werken.
4. Verbind wat al goed werkt
Je hoeft niet alles weg te gooien.
Als je CRM, boekhoudsoftware en webshop goed functioneren, laat ze dan gewoon staan.
Het probleem zit vaak niet in de afzonderlijke tools, maar in de gaten ertussen.
Stel je een webshop met 25 medewerkers voor.
Mensen exporteren CSV-bestanden, kopiëren bestellingen naar het boekhoudpakket en sturen elkaar berichten om de voorraad synchroon te houden.
Zonder dat iemand het zo heeft gepland, is het team de lijm geworden die alle systemen bij elkaar houdt.
Dat is een dure manier om goede mensen in te zetten.
Zo kan dat er technisch uitzien: API’s, middleware en geautomatiseerde workflows die de bestaande systemen met elkaar verbinden.
5. Meet iets dat er echt toe doet
Als je niet kunt uitleggen wat er door het project moet verbeteren, is het waarschijnlijk nog niet klaar om gebouwd te worden.
Kies iets dat je daadwerkelijk kunt meten.
Bijvoorbeeld:
- uren handmatig werk;
- responstijden;
- verwerkingstijden;
- foutpercentages;
- conversie;
- hoe lang het duurt om een nieuwe klant te onboarden;
- hoeveel orders één medewerker kan verwerken.
Bouw vervolgens de kleinste versie waarmee je kunt aantonen dat de oplossing werkt.
Niet meteen het droomplatform.
Niet een roadmap voor vijf jaar.
Alleen genoeg om te bewijzen dat het idee daadwerkelijk verschil maakt.
Werkt het? Dan kun je daarop verder bouwen.
Kant-en-klare software of maatwerk?
Deze keuze is meestal eenvoudiger dan softwarebedrijven doen voorkomen.
Kant-en-klare software is logisch wanneer:
- je proces vrij standaard is;
- een bestaand product het grootste deel van je behoeften afdekt;
- je maar een paar licenties nodig hebt in plaats van honderden;
- je het niet erg vindt om je werkwijze enigszins aan te passen;
- je snel iets operationeel wilt hebben;
- het proces niet bepalend is voor wat jouw bedrijf onderscheidend maakt.
Als een tool van €100 per maand het probleem oplost, gebruik die dan gewoon.
Er is geen prijs voor het zelf bouwen van iets dat je prima had kunnen kopen.
Maatwerksoftware is interessanter wanneer:
- je manier van werken echt anders is;
- je team voortdurend workarounds moet bedenken;
- meerdere systemen op complexe manieren met elkaar moeten communiceren;
- handmatig werk steeds duurder wordt naarmate je groeit;
- licentiekosten blijven oplopen doordat steeds meer mensen toegang nodig hebben;
- bestaande software de klantervaring beperkt die je wilt bieden;
- software onderdeel is van wat jouw bedrijf onderscheidend maakt.
Licentiekosten worden gemakkelijk onderschat.
Veel tools rekenen per gebruiker hetzelfde bedrag, ongeacht of iemand iedere dag inlogt of maar één keer per kwartaal.
Heb je een kleine groep dagelijkse gebruikers en een veel grotere groep die het systeem slechts af en toe nodig heeft, dan betaal je vaak de volledige prijs voor mensen die de software nauwelijks gebruiken.
Bij maatwerksoftware bepaal je zelf hoe toegang werkt en wat die kost.
Vaak is een combinatie de beste oplossing: standaardtools voor standaardwerk en maatwerkontwikkeling alleen voor het onderdeel dat jouw bedrijf uniek maakt.
Wanneer je geen developmentpartner nodig hebt
We zijn daar graag eerlijk over: soms heb je die gewoon niet nodig.
Als een betaalbare tool al 90% van je probleem oplost, koop die dan.
Als je proces iedere paar weken verandert, is het nog te vroeg om er software omheen te bouwen.
En als je nog niet precies weet wat het probleem is, maakt code schrijven dat niet duidelijker.
Een developmentpartner wordt interessant zodra je het probleem goed begrijpt, maar geen bestaande tool kunt vinden die het echt oplost.
Dat kan betekenen dat meerdere systemen gekoppeld moeten worden, een complexe workflow geautomatiseerd moet worden, AI moet worden toegevoegd aan een dagelijks proces, iets gebouwd moet worden wat bestaande platforms simpelweg niet kunnen, of een businessmodel ondersteund moet worden dat niet in een standaardpakket past.
Als je besluit om te bouwen, gaan de belangrijkste keuzes uiteindelijk minder over technologie en meer over scope, bouwen versus kopen en wie eigenaar is van de code.
Daar gaan we verder op in in ons artikel over digitaal leiderschap.
Hoe dan ook, het doel is niet om uiteindelijk méér software te hebben.
Het doel is om weg te nemen wat je bedrijf tegenhoudt.
Weet je niet zeker of je een tool of maatwerksoftware nodig hebt? Praat met ons. We geven je een eerlijk antwoord, ook als dat antwoord simpelweg is: koop de bestaande tool.
Van digitale strategie naar iets dat echt werkt
Een goede digitale strategie hoort niet te eindigen als een presentatie die daarna nooit meer wordt geopend.
Zoek het proces dat het belangrijkst is.
Bepaal wat er misgaat.
Ontwerp een betere manier van werken.
En gebruik alleen zoveel technologie als nodig is om dat mogelijk te maken.
Soms betekent dat automatisering.
Soms betekent het systemen met elkaar verbinden.
Soms is maatwerksoftware de juiste oplossing.
En soms blijkt uiteindelijk dat er helemaal niets gebouwd hoeft te worden.
Strategie vertelt je wat er moet veranderen.
De juiste software zorgt ervoor dat die verandering ook blijft werken.
Weet je niet waar je moet beginnen?
Bij Interactivated helpen we mkb-bedrijven om digitale transformatie om te zetten in software die daadwerkelijk wordt gebruikt, van AI automatisering en systeemintegraties tot maatwerkapplicaties.
We beginnen altijd bij je proces, niet bij de technologie.
In een kort gesprek kijken we waar je team tijd verliest, wat het oplevert om dat probleem op te lossen en of je überhaupt iets hoeft te bouwen.