Door Mateusz Hajnysz, COO van Interactivated
Voor de meeste teams is een projectmanagement tool huren gewoon de betere keuze. Je hebt hem snel ingericht, iemand anders onderhoudt hem, en voor standaard projectwerk doet hij prima wat hij moet doen. Zelf laten bouwen wint als je manier van werken specifiek is voor jouw bedrijf, en als je projectdata door moet naar je CRM en je financiële systeem. In dit artikel kijken we waar die grens ligt, wat elke route kost als je verder kijkt dan de eerste factuur, en hoe je test aan welke kant van de grens je eigen team zit.
Wat moeten projectmanagement tools kunnen?
Voordat je tools vergelijkt, of besluit er een te laten bouwen, helpt het om af te spreken wat de tool eigenlijk moet doen. Of je nu huurt of bouwt, goede projectmanagement tools dekken dezelfde basis:
- Planning. Het team ziet fases, deadlines en wie waaraan werkt, in een overzicht dat mensen op maandagochtend ook echt openen.
- Taken. Elke taak heeft een duidelijke eigenaar, een status en een deadline, zodat niemand hoeft te vragen wie iets oppakt.
- Tijd. Uren worden per project of taak geschreven, op een manier die finance kan gebruiken voor de facturatie zonder iemand achterna te zitten.
- Rapportage. Voortgang, budget en werkdruk zijn zichtbaar zonder dat iemand eerst alles naar een spreadsheet exporteert.
- Rechten. Je bepaalt wie wat kan zien en bewerken, ook klanten en externe krachten die maar een deel van het plaatje nodig hebben.
- Koppelingen. De tool is gekoppeld aan je CRM, je facturatie en de communicatietools die je team al gebruikt.
Gebruik dit lijstje als selectiecriteria, samen met je teamgrootte en het prijsmodel. De echte vraag is niet welke tool de langste lijst met functies heeft. Het gaat erom welke tool deze behoeften dekt met de minste workarounds voor jouw team.
Wat kost een standaard tool op termijn?
De instapprijs van een projectmanagement tool is vaak laag, en sommige tools hebben zelfs een gratis abonnement. Dat is zelden wat je uiteindelijk betaalt. Wat een tool na een jaar of twee kost, hangt af van hoe de prijs is opgebouwd en van hoe je gebruik groeit:
- Het seatmodel. De meeste tools rekenen per gebruiker per maand. Sommige verkopen seats alleen in vaste bundels, waardoor je voor meer gebruikers betaalt dan je echt hebt.
- Abonnementsniveaus. Urenregistratie, rapportage, rechten en automatiseringen zitten vaak in hogere niveaus. Heb je maar één van die functies nodig, dan gaat elke seat een niveau omhoog.
- Limieten op automatiseringen en koppelingen. Lagere niveaus beperken hoeveel automatiseringen of koppelingsacties je per maand kunt draaien. Gaat het team er meer op leunen, dan ontkom je bijna niet aan het volgende niveau.
- Gasten en meekijkers. Klanten, externe krachten en managers die alleen hoeven mee te kijken, kunnen afhankelijk van de tool toch als betaalde seat tellen.
Wil je zien wat je echt betaalt? Vermenigvuldig de prijs per seat met iedereen die toegang nodig heeft, ga uit van het niveau dat je over een jaar nodig hebt, en tel de uren op die iemand kwijt is aan het inrichten en onderhouden van de tool. Dat getal moet je vergelijken, niet de prijs op de homepage.
Waar standaard tools vastlopen
Algemene projectmanagement software is gebouwd om voor elk team te werken, en daardoor past hij bij geen enkel team precies. In de praktijk zie je de gaten meestal op vijf plekken:
- Workarounds. In custom velden, extra borden en spreadsheets ernaast belandt de informatie waar de tool geen goede plek voor heeft.
- Dubbele invoer. Dezelfde projectgegevens worden in de projecttool getypt, daarna nog een keer in het CRM, en nog een keer als het tijd is om te factureren.
- Rapportages die exports nodig hebben. Managementrapportages worden uiteindelijk in een spreadsheet gemaakt, omdat de tool de data niet kan combineren zoals het management die wil zien.
- Toegang voor klanten. Klanten willen een duidelijk overzicht van de status en documenten, maar gasttoegang is beperkt, duur of verwarrend voor ze.
- Geen koppeling met CRM en finance. Een project begint met een deal en eindigt met een factuur, maar die drie stappen zitten in drie losse systemen.
Dat laatste punt weegt meestal het zwaarst. Zodra klant-, project- en factuurdata één datamodel delen, verdwijnt het meeste dubbele werk vanzelf. Dezelfde redenering geldt voor het CRM zelf, en die behandelen we in ons artikel over de keuze tussen een CRM op maat en HubSpot.
Wat een eigen projectmanagement tool inhoudt
Je eigen tool is een maatwerk applicatie, gebouwd rond de manier waarop je team zijn werk plant en oplevert. In de meeste gevallen is het een webapplicatie die mensen in hun browser openen, net als de tools die ze nu gebruiken. Is die term nieuw voor je? Lees dan wat is een webapp.
De belangrijkste regel is: houd de scope klein. Een goede maatwerktool begint met de handvol workflows die je team elke dag gebruikt, niet met elke functie van een groot product. Een gevestigde tool functie voor functie willen evenaren, is de meest voorkomende reden dat zulke projecten uitlopen in budget en tijd.
Een verstandige eerste versie kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- het projectoverzicht waar je team echt naar kijkt
- taken en statussen die jouw eigen fases volgen, niet die van een ander
- uren die direct aan projecten en klanten zijn gekoppeld
- dat ene rapport dat het management nu elke maand met de hand maakt
Al het andere kan wachten tot het team erom vraagt. Zo is de eerste versie snel in gebruik, en is elke volgende stap gebaseerd op echte feedback in plaats van op gissingen.
Ook hier helpt AI-ondersteunde ontwikkeling. Senior engineers gebruiken AI-tooling om sneller dan voorheen werkende schermen en koppelingen te maken. Wat het niet vervangt, is ervaring: senior engineers reviewen nog steeds het datamodel, de beveiliging en de kwaliteit van de code. Wil je weten hoe dat in de praktijk werkt, lees dan meer over maatwerk applicatie laten bouwen.
Huren of bouwen: een vergelijking
De meeste artikelen over monday alternatives vergelijken de ene gehuurde tool met de andere. Handig als je al weet dat je wilt huren. De tabel hieronder voegt de optie toe die die artikelen weglaten: zelf bouwen.
| Een standaard tool huren | Je eigen tool bouwen | |
|---|---|---|
| Kostenmodel | Prijs per seat per maand, stijgt met gebruikers en abonnementsniveaus | Eenmalige bouwkosten, daarna jaarlijkse kosten voor beheer |
| Aansluiting op je proces | Jij past je aan de tool aan | De tool volgt jouw proces |
| Tijd tot je start | Dagen | Weken tot maanden voor de eerste versie |
| Eigendom van data | In het systeem van de leverancier | Van jou, inclusief het datamodel en de code |
| Koppelingen | Kant-en-klare connectoren, vaak beperkt per abonnementsniveau | Gebouwd voor precies jouw CRM en financiële systemen |
| Onderhoud | Door de leverancier | Afgesproken met je bouwer |
| Risico | Prijswijzigingen, limieten en functies waar je geen invloed op hebt | Scope van de bouw en blijvend eigenaarschap |
De kostenvergelijking werkt op dezelfde manier als bij een CRM. Aan de ene kant zet je de seats maal de prijs per seat over drie jaar, plus upgrades naar hogere niveaus en beheeruren. Aan de andere kant zet je de bouwkosten plus drie jaar hosting, onderhoud en productownership. Hoe meer mensen toegang nodig hebben, hoe eerder eenmalige bouwkosten gaan winnen.
Test: volgt jouw proces de tool, of volgt de tool jouw proces?
Doe deze snelle test met je team. Beantwoord elke vraag met ja of nee, het liefst samen met de mensen die elke dag in de tool werken in plaats van met degene die hem heeft gekocht.
☐ Houd je naast de tool spreadsheets bij voor planning, uren of rapportage?
☐ Worden dezelfde projectgegevens in meer dan één systeem ingevoerd?
☐ Zijn er custom velden die niemand vertrouwt of bijhoudt?
☐ Hebben managementrapportages een export en handwerk nodig?
☐ Heb je je manier van werken aangepast aan de structuur van de tool?
☐ Krijgen klanten projectupdates per e-mail omdat de tool ze niet kan laten zien?
☐ Betaal je seats voor mensen die alleen hoeven mee te kijken?
☐ Is het team maanden bezig geweest met het inrichten van de tool zonder dat die ooit echt paste?
Zo lees je de uitkomst: een paar keer ja is normaal, en dat vind je bij elke standaard tool. Antwoord je meestal ja, en vooral op de vragen over dubbele data en rapportage, dan werkt je team voor de tool in plaats van andersom. Dan is het tijd om serieus naar zelf bouwen te kijken.
Wanneer je beter bij een standaard tool blijft
We zeggen het eerlijk: huren is in veel gevallen de juiste keuze. Blijf bij een standaard tool als het volgende voor jou geldt:
- Je projecten zijn vrij standaard. Als taken, deadlines en een bord dekken wat je nodig hebt, doet een gehuurde tool het werk al.
- Je team is klein. Met maar een paar seats kost het abonnement minder dan eigen software bouwen en laten draaien.
- Je projecten hoeven niet te koppelen met CRM of finance. Als niemand dezelfde data twee keer typt, ontbreekt de sterkste reden om te bouwen gewoon.
- Niemand kan eigenaar van de tool zijn. Eigen software heeft iemand nodig die prioriteiten stelt, en een onderhoudsafspraak daarachter.
Klinkt dat als jouw team? Kies dan een tool met de selectiecriteria hierboven en houd de inrichting eenvoudig. Dat scheelt je tijd en geld.
Eén platform voor projecten, klanten en facturen
Het sterkste argument voor een eigen projecttool is meestal niet de tool zelf. Het is de kans om projecten, klanten en facturen op één gedeeld datamodel te zetten. Een gewonnen deal wordt een project, het project verzamelt uren, en die uren worden een factuur, zonder dat iemand dezelfde informatie opnieuw typt.
Dat is een grotere stap dan één tool vervangen, en die hoeft niet in één keer te gebeuren. Lees meer over online platform bouwen, en over hoe je stap voor stap van meerdere softwarepakketten naar één platform gaat in onze gids over een nieuw ERP of één eigen platform.
Veelgestelde vragen
Je betaalt voor het bouwen van een eerste versie, en daarna jaarlijkse kosten voor hosting, onderhoud en productownership. De scope van de eerste versie heeft de grootste invloed op de bouwkosten. Vergelijk het totaal over drie jaar met wat je nu betaalt aan seats, abonnementsniveaus en beheertijd.
Dat hangt vooral af van de scope. Een eerste versie die alleen de workflows dekt die je team elke dag gebruikt, is veel sneller gebouwd dan een kopie van een volledig product.
Ja, en voor veel bedrijven is dat een van de belangrijkste redenen om te bouwen. De koppelingen worden gemaakt voor precies de systemen die jij gebruikt, in plaats van de systemen die een leverancier heeft gekozen te ondersteunen.
Dat spreek je vooraf af met de bouwer: hosting, updates, beveiliging en support. Zorg dat je eigenaar bent van de code en toegang hebt tot de repository, zodat een ander team het kan overnemen als dat ooit nodig is.
Ja, en dat raden we aan. Begin met één workflow, zoals planning of uren, laat die naast je huidige tool draaien en breid uit zodra hij zich heeft bewezen.
Zo pakken wij dit aan bij Interactivated
Als een bedrijf ons vraagt of het een eigen projecttool moet laten bouwen, beginnen we niet met een lijst functies. We beginnen met een gesprek over hoe het team echt werkt. Samen volgen we één echt project van de eerste deal tot de laatste factuur, en noteren we elke plek waar iemand van tool wisselt, data exporteert of iets twee keer typt. Die doorloop vertelt ons allebei meestal meer dan welk requirementsdocument ook.
Is bouwen zinvol, dan bakenen we een eerste versie af rond de workflows die het team elke dag gebruikt, en niets meer. Die eerste versie draait vaak een tijdje naast de huidige tool, zodat het team kan vergelijken en niemand van de ene op de andere dag hoeft over te stappen.
Onze senior engineers bouwen met AI-tooling, waardoor we werkende schermen en koppelingen sneller opleveren. Elk onderdeel van het werk wordt nog steeds gereviewd door een ervaren engineer, omdat het datamodel, de beveiliging en de kwaliteit van de code bepalen of de tool over vijf jaar nog makkelijk te onderhouden is.
Na de lancering verdwijnen we niet. We zorgen dat de tool gehost, bijgewerkt en veilig blijft, en we blijven hem verbeteren als de behoeften van het team veranderen. En als onze eerlijke conclusie is dat een gehuurde tool je beter helpt, dan adviseren we dat.
Je proces laten doorlichten
Twijfel je of je team de tool volgt, of de tool je team? We lopen graag samen je proces door, kijken waar data twee keer wordt getypt en bepalen wat een eerste versie van je eigen tool zou moeten kunnen. Blijkt huren de betere keuze, dan zeggen we dat ook. Lees meer over een maatwerk applicatie laten bouwen, of plan een kennismakingsgesprek.